Etapas de la Metodología de Sistemas de Información

Reconocimiento:

Es un primer contacto con la organización, su estructura, su cultura, sus necesidades e intereses. Permite establecer los límites necesarios, una primera aproximación a los objetivos principales y planificar el Relevamiento. El objetivo es el de conocer los requerimientos y las expectativas del cliente, así como también las áreas afectadas por la problemática del usuario y establecer las restricciones del proyecto. Para acercarse a los sistema de información de una organización, se utilizan técnicas de recolección de información y herramientas como entrevistas, cuestionarios y observaciones para poder revelar su estructura. Las actas de reunión permiten documentar la información recibida, validar su contenido y dejar plasmados sus aportes y sugerencias. Si se trata de alguien ajeno a la organización, esta etapa insumirá mayor tiempo y recursos pero otorga más objetividad e imparcialidad. Con la información obtenida se realizan informes de Reconocimiento.

Relevamiento:

A partir de este paso, se obtiene un conocimiento exhaustivo de la organización, que será de base para el desarrollo del producto-solución. El objetivo del relevamiento es construir un modelo de la realidad de la organización, profundizando los procesos involucrados. Para ello, se recolecta los antecedentes que permiten conocer en detalle la organización, las falencias en su funcionamiento y el modo en que el sistema de información se desarrolla en la actualidad y la forma en la que el cliente desearía que se comportase. Luego se hace un análisis para poder modelar. Para obtener la información necesaria, se utilizan técnicas de recolección de información y técnicas de documentación para registrar la información necesaria para la construcción de un modelo de análisis. Las técnicas de recolección de información que más se usan son las entrevistas, los manuales institucionales o glosarios de empresa. Con respecto a las técnicas de documentación, los resultados de entrevistas y reconocimientos son muy útiles para elaborar cronogramas, tablas de decisión, modelos de procesos y la documentación propia de la empresa. La información recolectada se verá reflejada en los modelos que los analistas consideren oportunos:

• Diagrama de contexto
• Diagramas de Flujo de Datos
• Definición de Procesos
• Diagramas de Entidad Relación
• Diagramas de Secuencia
• Tablas de Decisión
• Diagramas de Casos de Uso
• Diagrama de Clases
• Diagramas de Colaboración

Diagnóstico:

Esta etapa determina y formaliza el problema y sus causas. Esto se hace en base al modelo construido en el paso anterior y debe ser objetivo y riguroso para poder hacer un juicio de valor correcto con el fin de encontrar los verdaderos problemas. El diagnóstico tiene por objetivo reconocer y definir el problema, establecer sus causas y plantear alternativas de solución posibles que puedan acordarse con el cliente para arribar a propuestas con sustento válido. Poner en palabras el problema constituye el primer paso en búsqueda de una solución. los principales métodos utilizados para el diagnóstico son:

• Modelo sociotécnico de sistemas: Toda organización es un sistema compuesto de subsistemas. Se pretende determinar las relaciones entre cada uno.
• Modelo GAP analysis: Trabaja en la diferencia entre lo que una organización consigue y lo que pretende conseguir, detectando problemas ocultos entre los síntomas.
• Modelo de análisis de campos de fuerzas: Hay fuerzas trabajando en dirección opuestas. Estas fuerzas se definen de acuerdo a qué influencia impacte a favor del cambio o en contra. Se pretende incrementar la

incidencia de las facilitadoras y reducir las limitadoras.

Para documentar la información, se utilizan gráficas de procesos de decisiones programadas, análisis matriciales de variaciones y diagramas de relaciones, matriciales, de flechas y de tipo árbol. Hay dos tipos de diagnósticos:

• Diagnóstico funcional: Evalúa la estructura interna, formal e informal, del sistema de comunicaciones y los diferentes canales de comunicación organizacionales
• Diagnóstico cultural: Descubre los valores y principios intrínsecos de la organización, cuán conocidos y compartidos son por los miembros de la misma y si efectivamente adhieren a tales valores y hacen de su comportamiento algo fiel y congruente.

Estudio de Factibilidad:

Se evalúan las alternativas originadas en el punto anterior. Se elige el camino más apropiado. El objetivo es analizar de forma individual cada una de las alternativas posibles para elegir la más viable, de acuerdo a criterios consensuados con la organización. La ponderación de alternativas se hace entre el cliente y el ingeniero en sistemas. Tras el análisis de alternativas se procede con la elección de la mejor. El análisis de alternativas se realiza a través de técnicas como cuadros de doble entrada de ponderación. Los tipos de estudios de factibilidad son:

• Técnico: Evalúa si el producto solución es técnicamente implementable, desde el punto de vista de la funcionalidad, el rendimiento y las restricciones
• Operativo: Se valora la capacidad organizacional para hacer frente al cambio, incluyendo aspectos políticos y legales.
• Económico: Se pondera la necesidad de la implementación del producto solución de acuerdo a una relación costo/beneficio.

Diseño:

El objetivo de esta fase es el de construir un modelo de la solución, utilizando los requerimientos obtenidos previamente. Se realiza análisis y diseño sobre datos y procesos, desde una perspectiva conceptual a una física. Involucra la creación de un modelo de diseño/solución basado en el modelo de análisis y la solución elegida. Las herramientas de Diseño pueden asimilarse pero el resultado será distinto en relación a las limitaciones tecnológicas propias de las soluciones. Se establecen estructuras de Bases de Datos y todos los repositorios necesarios. Los métodos de diseño son:

• Analizar y diseñar procesos: Para determinar el modo en que debe funcionar el producto solución, se toman en cuenta las operaciones del negocio y los requerimientos de funcionamiento definidos en la primera fase y actualizados en las etapas posteriores.
• Analizar y diseñar datos: Con los requerimientos de información definidos se organizan los distintos modelos de datos que ayuden a diseñar las base de datos para que la solución se ajuste al modelo de funcionamiento.
• Diseñar y organizar los componentes físicos: Teniendo en cuenta todos los componentes físicos que hagan posible el funcionamiento del sistema de información de acuerdo al modelo de funcionamiento.
• Planificar el desarrollo de los componentes físicos: Actividad en la cual se planifica la forma en que pueden ser construidos e implementados los componentes físicos de una forma rápida y productiva.

Desarrollo:

Su objetivo es la construcción de lo diseñado en el punto anterior. Se lleva al campo de lo concreto lo diseñado como la propuesta de solución. Se confeccionan documentos, formularios, manuales de normas y procedimientos administrativos. Procesos de capacitación del personal, preparación de locales e instalaciones de redes y equipos para culminar en la etapa de implementación.

Prueba:

El objetivo es encontrar la mayor cantidad de fallas y realizar las correcciones pertinentes. Es esencial para garantizar la calidad. Los procesos de prueba se basan en Pruebas de caja negra y Pruebas de caja blanca. En esta etapa se realizan diversas actividades como:

• Planeación de pruebas: Se llevan a cabo las primeras actividades correspondientes al proceso de pruebas, cuyo resultado es un “Plan de pruebas” conformado por:
• Alcance de Prueba.
• Tipos de Prueba.
• Estrategia de Prueba.

En cuanto a técnicas se utilizan:

• Revisiones formales

La herramienta por excelencia es el Bug Tracking System. Se recomienda planificar las pruebas con anterioridad.

Implementación:

El objetivo es instalar la propuesta desarrollada en la organización. Esto implica la desactivación de los productos previos por lo que puede llegar a verse una resistencia al cambio por parte de los usuarios. Puede ser gradual o total. En algunos casos es recomendable el funcionamiento temporal de las dos opciones en paralelo para lograr la confianza requerida. Las herramientas que se utilizan en esta etapa son:

• Software

Las técnicas que se emplean son:

• Compromiso de la alta gerencia.

Mantenimiento:

El objetivo es asegurar la validez del producto desarrollado a lo largo del tiempo, se sostiene viable la solución. El producto puede evolucionar a lo largo del tiempo debido a:

• Acciones correctivas: Corrigen los desvíos que no fueron detectados en la etapa de Pruebas

Sustitución:

Consiste en la salida, baja o cancelación de la solución implementada en las etapas anteriores. Consta de migraciones, conversión de procedimientos, interconexión de sistemas informáticos, etc. Las razones que motivan la sustitución pueden ser económicas, tecnológicas, culturales, políticas, operativas o una suerte de combinación de ellas. Es conveniente planificar la salida del producto para evitar cortes abruptos que dejan una mala percepción del trabajo realizado en la organización.

Existe una etapa opcional que se da cuando el producto solución incluye desarrollo de software y es la de Definición de Requisitos Informáticos (Entre el Estudio de Factibilidad y el Diseño). Los objetivos de esta etapa son establecer los requisitos software y formalizarlos, evaluar la viabilidad del sistema, establecer la arquitectura, efectuar estudios operativos, económicos y administrativos.